В префектуре Зеленограда создан электронный архив документов

Электронная библиотека префектуры Зеленограда содержит более 27000 документов. В августе 2006 года были проведены работы по наполнению библиотеки образами архивных копий распоряжений префекта за 2001-2003 годы. Было отсканировано 28512 страниц текста распоряжений и импортировано в библиотеку более 11000 документов.

Разработка единой автоматизированной системы документационного обеспечения управления (ЕАС ДОУ) в префектуре и управах Зеленограда была начата еще в 2003 году, генеральным подрядчиком на которую выступила компания НТЦ ИРМ. Сейчас в состав ЕАС ДОУ Зеленограда входит 14 различных функциональных и служебных модулей, 6 из которых содержат образы документов: распоряжения префекта, факсы, распорядительные документы и письма граждан.

Внедрив в систему документооборота модуль «Электронная библиотека документов» специалисты НТЦ ИРМ решили проблему доступа к документам. При использовании этого модуля карточка документа содержит только ссылку на файл вложения, все образы хранятся в базе не электронной канцелярии, а в базе библиотеки. В этом случае, если к карточке документа было прикреплено вложение даже очень большого объема, это не вызывает проблем с доступом к нему, не снижает скорость и производительность системы документооборота в целом, сообщают разработчики модуля.

Разработка модуля велась по специально подготовленному техническому заданию, с учетом особенностей документооборота префектуры. В сентябре этого года система была принята в промышленную эксплуатацию.

Концепция развития системы документационного обеспечения управления префектуры Зеленограда предусматривает дальнейшее усовершенствование электронной библиотеки документов. Планируется изменение форматов образов с *.tiff и *.doc на двухслойный *.pdf для обеспечения поиска по контексту вложенных документов, а также формирование хранилища на носителях нового поколения.